2
Организуем работу в Телеграм
Новые коронавирусные ограничения вновь запирают работников и начальников по домам. А это значит, что чатики в Telegram вновь оживятся, как это было в мае 2020 года. Расскажем, как организовать работу в Telegram без лишних нервов и неразберих.
Пандемия вывела многие компании на «удаленку». Некоторые работодатели выбрали Telegram, как удобную и простую площадку для обмена информацией со своими сотрудниками.
Пандемия то ослабевала, то набирала свою силу вновь, а чаты в мессенджере прижились и остались, видимо, навсегда. Но миллионы разных групп и тысячи задач заставляют разбегаться глаза и, порой, совершенно невозможно разобраться, кто и кому пишет.
Как же организовать работу проекта в Telegram, чтоб он приносил пользу всем? На одном из семинаров эксперт Игорь Зильберг выступил с докладом и ответил на этот вопрос. Он озвучил типичные проблемы, которые возникают при общении:
- Асинхронность. Эта форма проявляется в виде ответов невпопад, вопросов без ответов и развития одной темы.
- Разговорный стиль переписки. Деловая переписка перемешивается с разговорным стилем: неуместными стикерами, смайликами, короткими сообщениями без смысла, фамильярностью и многим другим.
- Захламленность. Множество непрочитанных чатов, отвлекающий контент и другие факторы.
- Трудности с сохранением контекста. В чатиках нет цепочек переписок, и тема может меняться, а от этого теряться контекст.
- Сложность обработки информации. Сложно обрабатывать информацию, когда ее слишком много.
Как решить эти проблемы?
- Быть внимательнее при отправке сообщения. Смотреть, кому отправляется письмо прежде, чем его отправить. Чтобы минимизировать случаи отправления сообщения в другой чат.
- По возможности, меньше или вовсе не использовать стикеры в рабочих чатах.
- При добавлении человека в группу внимательно смотреть на данные этого человека, чтобы не спутать его с другим.
- Отказаться от голосовых сообщений.
- Архивировать всю необходимую информацию, чтобы разгрузить место.
- Задавайте вопрос и старайтесь отвечать сразу же, пока собеседник в сети.
- Можно использовать «отложенное сообщение», чтобы не забыть отправить что-то важное вовремя.
- На сообщения отвечайте используя reply.
3 совета от эксперта:
- Создавайте чат с самим собой для сохранения рабочей информации, черновиков, напоминаний.
- Ищите необходимую информацию по тегам, как в чатах, так и в общем поиске.
- Настройте чат. Установите всех админами, а потом отнимите права. Благодаря этому можно настроить каждого человека в беседе и его функции. В специальном окошке можно указать, кто есть кто – директор, бухгалтер и тд. Их регалии будут видны в описании чата.
Итак, необходимо разделять чаты визуально, отказаться от голосовых сообщений, архивировать все необходимые сообщения, делать отложенные сообщения, отвечать через reply, для навигации использовать теги, важную информацию фиксировать в закрепленном сообщении.