: Електронний документообіг при працевлаштуванні: переваги, ризики та перші кроки роботодавців

Україна рухається до повної цифровізації трудових відносин — у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14141, що дозволяє укладати трудові договори в електронній формі без паперових документів та фізичних підписів. Роботодавцям вже варто готуватися до впровадження нових технічних та юридичних вимог.

Що це означає на практиці
🔘 можна укладати трудовий договір дистанційно, без паперу,
🔘 документи працівника можна подавати в електронному форматі,
🔘 підтвердження особи – через електронний підпис.,
🔘 можна створювати та зберігати електронний кадровий архів.

Ризики та технічні нюанси
🔘 не у всіх працівників є КЕП / УЕП;
🔘 потрібна система електронного документообігу (не просто PDF на пошті);
🔘 роботодавець має забезпечити збереження та захист е-документів;
🔘 потрібно навчити HR-відділ працювати з КЕП та цифровими архівами.

Рекомендації роботодавцям
🔘 Розробити політику електронного документообігу – хто і як працює з КЕП.
🔘 Оновіть шаблони трудових договорів, додавши пункт про е-документообіг.
🔘 Забезпечте працівників КЕП / УЄП (через «Дію» або акредитовані центри).
🔘 Перевірте, чи ваша HR-система підтримує підпис і зберігання е-документів.
🔘 Створіть інструкцію для кадровиків: порядок укладання, підписання, архівації.